)
)
Blog: Styrk medarbejderne med strømlinet refundering
EN VEJLEDNING TIL VELLYKKET REFUNDERING AF UDLÆG. Hvis man lægger ud for arbejdsrelaterede udgifter, skal man have pengene refunderet. For mange virksomheder kan det dog være tidskrævende for både medarbejdere og det administrative personale at håndtere kvitteringer. I dette blogindlæg kan du læse om fordelene ved smidig, digital udgiftsstyring, tips til forenkling af dine arbejdsprocesser og en problemfri parkeringsløsning til din virksomhed.
)
Hvad er udgiftsstyring, og hvilke udgifter kan trækkes fra?
Medarbejderudgifter er i bund og grund arbejdsrelaterede udgifter. Det kan være alt fra togbilletter, hotelovernatninger, kundefrokoster, indkøb af arbejdsmateriale og så naturligvis parkering.
Medarbejderne har ret til at få refunderet deres arbejdsrelaterede udgifter. Det ved de fleste medarbejdere godt. Det er dog en god ide for ledelsen at huske medarbejderne på det og følge op. Det viser, at du sætter pris på deres bidrag. Det er ikke nogen hemmelighed, at transparens er med til at skabe et mere positivt arbejdsmiljø, og medarbejdere er mere tilbøjelige til at blive i en virksomhed, der respekterer deres rettigheder.
Sørg for at have en velfungerende proces til udgiftshåndtering
Store og mellemstore virksomheder har som regel en proces til håndtering af rapportering og refusion af udgifter. Mange af disse er desværre både tidskrævende og besværlige. Et typisk scenarie: En medarbejder foretager adskillige udlæg om ugen. Hun kører desuden i tjenesten, hvilket i sig selv medfører adskillige p-billetter hver dag. Medarbejderen skal selv holde styr på alle sine kvitteringer og aflevere dem til det administrative personale. De skal derefter håndtere medarbejderens anmodninger om refusion én efter én, når de modtager dem. De har svært ved at få et samlet overblik over udgifterne, hvilket gør udgiftsstyringen til en udfordring.
I forbindelse med refusionen vil der typisk opstå problemer i form af manglende kvitteringer, hvilket fører til forsinkelser, konflikter og udfordringer med at sikre korrekt dokumentation til bogføringen. De originale kvitteringer fra serviceudbyderen skal indleveres, og de skal indeholde vigtige oplysninger såsom dato, beskrivelse af tjenesten, samlet pris samt moms. Hvis udgifterne ikke bogføres korrekt, fører det også til økonomiske udfordringer.
Kort sagt: Det er et mareridtsscenarie, som kun fører til frustration og utilfredshed.
Som du måske allerede har regnet ud, skal processen for rapportering og refundering af udgifter være så gnidningsfri som mulig. Jo mere du kan digitalisere og automatisere den, desto bedre. En enkel proces frigør desuden tid for alle involverede parter. Det vil sige tid, som medarbejderne kan bruge på deres kerneopgaver: produktivt og profitabelt arbejde. Lad os se nærmere på, hvordan store og mellemstore virksomheder kan forenkle deres udgiftsstyring.
)
Hvordan forenkler jeg udgiftsstyringen?
For at få medarbejderne til at anmode om refusion på en ensartet måde, skal din virksomhed have et system som gør det nemt at gøre tingene på den rigtige måde. Disse tips hjælper dig med at forenkle udgiftsstyringen på din arbejdsplads.
Udgiftsrapporteringssystem
Anskaf et softwaresystem til udgiftsrapportering. Vælg en intuitiv platform, hvor medarbejderne enkelt kan indsende deres udgifter. Sørg for, at den er mobilvenlig, så de kan rapportere, mens de er på farten.
Supplér din nye software
Suppler din nye software med oplæring af personalet for at strømline anvendelsen. Vælg gerne en leverandør, som går op i din succes og tilbyder et digitalt onboarding-program med oplæring i løsningen. Sørg også for en FAQ-del til medarbejderne eller en kontaktperson, som de kan henvende sig til, hvis de har spørgsmål.
Klare retningslinjer
Opstil klare retningslinjer for udgifter. Definer gyldige udgifter, godkendte beløbsgrænser og forventet dokumentation. Tydelige refusionspolitikker forhindrer misforståelser og sikrer compliance.
Automatisering af administrativt arbejde
Gør det administrative arbejde enklere ved at automatisere validerings-, godkendelses- og bogføringsprocesserne. Husk også at evaluere de nye processer løbende og implementere de forbedringer, I identificerer.
Refusionscyklusser
Vælg regelmæssige refusionscyklusser for at sikre, at medarbejderne ikke skal vente unødvendigt længe på at få deres penge tilbage. Det styrker tilliden til udgiftsprocessen og til virksomheden.
Parkeringsløsningen: Forenklet udgiftsstyring og refusion
Parkeringsudgifter adskiller sig fra andre medarbejderudgifter. Forretningsrejser og kundemiddage løber ofte op i større engangsbeløb, mens parkeringsudgifter er mindre, men langt mere hyppige. Hvis du kører i tjenesten, er du måske nødt til at parkere flere gange om dagen. Det er uholdbart for både føreren og det administrative personale at skulle håndtere alle disse kvitteringer for parkering.
Heldigvis har EasyPark en løsning, som gør arbejdet nemmere for alle i din virksomhed. Lad os se nærmere på, hvordan det fungerer: Med EasyPark Business får virksomheden adgang til en selvbetjeningsportal, hvor administratorerne nemt kan tilføje nye brugere. Når du er blevet tilføjet, kan du parkere på livet løs.
Det er nemt for førerne at finde og håndtere parkeringen direkte i appen. Der er ingen unødvendige parkeringsudgifter, eftersom parkeringen kan afsluttes det øjeblik, man kører derfra. Du behøver ikke engang at tænke på at have penge til rådighed eller at aflevere kvitteringer – EasyPark Business klarer det hele for dig. Ved privat brug af EasyPark kan brugerne desuden nemt skifte mellem arbejdspladsens betalingsmetode og deres egen. Lyder det ikke fantastisk?
)
)
Fordele for administratorer
EasyPark Business-løsningen strømliner det administrative personales arbejde. I stedet for at modtage medarbejdernes kvitteringer for parkering drypvis, får administratorerne én gang om måneden en faktura med virksomhedens samlede parkeringsudgifter. Du kan forhåndsvælge omkostningscenter og automatisere betalingen.
Selvbetjeningsportalen giver overblik over parkeringsadfærd og -udgifter. Administratorerne kan forhindre misbrug af appen ved at indstille restriktioner, som fx afgør, hvornår medarbejderne kan bruge firmakontoen til at betale for parkering. De får også overblik over, hvor meget moms der kan trækkes fra. Læs mere om moms i forbindelse med parkering her.
Med EasyPark Business sparer administratorer tid og penge, samtidig med at de gør udgiftshåndteringen problemfri for medarbejderne. Med en så praktisk løsning er valget enkelt. Eller som vores kunder siger: “Det er en no-brainer.”
Gør hverdagen enklere i dag, og giv din virksomhed plads til at vokse
I dette blogindlæg har vi beskrevet fordelene ved problemfri udgiftsstyring. Nogle gange er det så uproblematisk, at medarbejderne ikke engang behøver at lægge ud for arbejdsrelaterede udgifter. Det er uden tvivl noget, som både store og mellemstore virksomheder kan drage fordel af. Med denne løsning kan du give konkurrenterne baghjul, holde på talenterne og gøre dine medarbejdere mindre stressede og mere tilfredse.
Held og lykke!
Læs mere
)
Blog: Forenkler erhvervsparkering og udgiftsstyring
Det er ikke helt enkelt at holde styr på momsreglerne og administrere udgifter, især når det gælder erhvervsparkering. Det kan være besværligt at holde styr på medarbejdernes parkeringsadfærd og -udgifter, så det kræver en effektiv arbejdsgang. I dette blogindlæg går vi i dybden med alt det, du har brug for at vide om erhvervsparkering, og hvordan du kan optimere processen og øge effektiviteten.
)
Kundecase: Opnåede budgetbesparelser på 22 % med digital parkeringsudgiftsstyring
Hos EasyPark forstår vi de udfordringer, som mange virksomheder har med håndtering af parkeringsudgifter. Det kan være lidt af en mundfuld for økonomiafdelingen at holde styr på medarbejdernes parkeringsudgifter og kvitteringer, hvilket fører til et højt tidsforbrug og et dårligt overblik over udgifter. Derfor tilbyder EasyPark Business en komplet digital løsning med en brugervenlig app og strømlinet digital fakturering. Løsningen forenkler både udgiftsstyringen og alle parkeringsrelaterede arbejdsopgaver, hvilket øger både effektiviteten og medarbejdertilfredsheden.
)
Kundecase: Strømlinet udgiftsstyring med digital parkeringsløsning
Hos EasyPark forstår vi de udfordringer, som virksomheder kan støde på i administrationen af deres vogne. En af disse udfordringer er parkering for teknikere, som er nødt til at parkere flere forskellige steder i løbet af deres arbejdsdag. Vi var derfor glade for, at vores alsidige digitale parkeringsløsning kunne hjælpe en førende tysk telekommunikationsvirksomhed med at strømline deres parkeringsudgifter og udgiftsstyring og gøre det enkelt for deres medarbejdere at håndtere betaling for parkering i en brugervenlig app.