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Blog: Zufriedenere Mitarbeiter:innen durch optimierte Spesenabrechnung
EIN LEITFADEN FÜR DIE ERFOLGREICHE KOSTENRÜCKERSTATTUNG. Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Arbeit entstehen, müssen erstattet werden. Die Erfassung und Aufbewahrung von Belegen kann aber in vielen Unternehmen für Mitarbeiter:innen und Verwaltung gleichermaßen zeitraubend sein. In diesem Blogpost erörtern wir die Vorteile einer nahtlosen, digitalen Spesenabrechnung, geben Tipps für eine Vereinfachung des Verfahrens und präsentieren eine einfache Parklösung für Ihr Unternehmen.
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Was bedeutet Spesenabrechnung und welche Ausgaben kann man absetzen?
Bei den Ausgaben von Mitarbeiter:innen handelt es sich im Wesentlichen um arbeitsbezogene Kosten. Sie können von Bahntickets, Hotelübernachtungen und Kosten für Verpflegung bis hin zu Geschäftsessen, dem Kauf von Arbeitsmaterialien und natürlich Parkgebühren reichen.
Arbeitnehmer haben Anspruch auf die Erstattung berufsbedingter Ausgaben. Die meisten Mitarbeiter:innen wissen das. Es ist jedoch von Vorteil, wenn die Unternehmensleitung nachhakt und die Mitarbeiter daran erinnert. Das zeigt, dass Sie ihren Beitrag zu schätzen wissen. Es ist kein Geheimnis, dass Transparenz ein positives Arbeitsumfeld fördert, und Mitarbeiter:innen bleiben eher bei einem Unternehmen, das ihre Rechte respektiert.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess zur Spesenabrechnung gut ist
Mittlere und große Unternehmen verfügen in der Regel über ein Verfahren für die Verwaltung der Spesenabrechnung und -erstattung. Leider sind viele dieser Prozesse zeitaufwändig und umständlich.
Ein typisches Szenario sieht so aus: Eine Mitarbeiterin hat mehrere Ausgaben pro Woche. Außerdem fährt sie im Rahmen ihrer Arbeit mit dem Auto, was allein schon mehrere Parkgebühren pro Tag verursacht. Die Mitarbeiterin muss alle ihre Belege aufbewahren und bei der Verwaltung einreichen. Die Verwaltungsmitarbeiter:innen wiederum bearbeiten die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter nacheinander, sobald sie eingehen. Für die Verwaltungsmitarbeiter, die keinen umfassenden Überblick über die Ausgaben haben, ist die Kostenkontrolle eine Herausforderung. Zu den häufigen Problemen im Erstattungsprozess gehören verlorene oder fehlende Quittungen, die zu Verzögerungen, Konflikten und Schwierigkeiten bei der Buchführung führen. Quittungen müssen authentisch sein, vom Leistungserbringer stammen und wesentliche Angaben wie Datum, Beschreibung der Leistungen, Gesamtkosten und Besteuerung enthalten. Ein weiteres finanzielles Problem besteht darin, dass die Ausgaben nicht in der richtigen Kategorie erfasst werden.
Seien wir ehrlich: Dies ist ein Albtraumszenario, das zu Frustration und Unzufriedenheit führt.
Wie Sie vielleicht schon erkannt haben, sollte der Prozess der Spesenabrechnung und -erstattung so reibungslos wie möglich sein. Je mehr Sie diesen digitalisieren und automatisieren können, desto besser. Ein einfacher Prozess bedeutet auch Zeitgewinn für alle Beteiligten. Das heißt, Zeit, die die Mitarbeiter für ihre eigentlichen Aufgaben verwenden können: Produktive und gewinnbringende Arbeit. Lassen Sie uns also besprechen, wie mittlere und große Unternehmen ihre Spesenverwaltung vereinfachen können.
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Wie lässt sich die Spesenabrechnung vereinfachen?
Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter regelmäßig ihre Auslagen geltend machen, benötigt Ihr Unternehmen ein System, das es leicht macht, das Richtige zu tun. Diese Tipps werden Ihnen helfen, das Ausgabenmanagement an Ihrem Arbeitsplatz erheblich zu vereinfachen:
Software-System für Spesenabrechnung
Investieren Sie in eine Software für die Spesenabrechnung. Wählen Sie eine intuitive Plattform, auf der Mitarbeiter:innen mit minimalem Aufwand ihre Ausgaben einreichen können. Achten Sie darauf, dass diese mobilfreundlich ist, sodass Mitarbeiter auch unterwegs Belege erfassen können.
Ergänzen Sie Ihre neue Software
Ergänzen Sie Ihre neue Software durch Schulungen für das Personal, um die Nutzung des Systems zu optimieren. Bevorzugen Sie einen Anbieter, der sich für Ihren Erfolg einsetzt und ein digitales Einarbeitungsprogramm anbietet. Stellen Sie den Mitarbeiter:innen zudem einen FAQ-Bereich oder einen Ansprechpartner zur Verfügung, an den sie sich bei Fragen wenden können.
Klare Richtlinien
Legen Sie klare Richtlinien für die Spesen fest. Definieren Sie erstattungsfähige Kosten, genehmigte Ausgabenlimits und erforderliche Belege. Klare Erstattungsrichtlinien verhindern Missverständnisse und gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften.
Automatisierung administrativer Aufgaben
Vereinfachen Sie die Verwaltung, indem Sie die Validierung, Genehmigung und Buchhaltung automatisieren. Vergessen Sie nicht, Ihren neuen Prozess kontinuierlich zu bewerten und identifizierte Verbesserungen umzusetzen.
Erstattungszyklen
Legen Sie regelmäßige Erstattungszyklen fest, damit Mitarbeiter nicht lange auf ihre Erstattungen warten müssen. Dies stärkt das Vertrauen in den Spesenprozess und das Unternehmen selbst.
Die Parklösung: Vereinfachtes Ausgabenmanagement und Erstattungen
Parkgebühren unterscheiden sich von anderen Spesen. Während es bei Geschäftsreisen und offiziellen Abendessen häufig um größere Summen geht, sind Parkgebühren deutlich geringer, entstehen dafür aber viel häufiger. Wenn Sie beruflich mit dem Auto unterwegs sind, müssen Sie vielleicht sogar mehrmals täglich parken. All diese Parktickets manuell zu erfassen ist für Fahrer:innen und Verwaltungsmitarbeiter:innen nicht zumutbar.
Glücklicherweise bietet EasyPark eine Lösung, die es allen Beteiligten in Ihrem Unternehmen leichter macht. Schauen wir uns an, wie es funktioniert: Mit EasyPark Business hat das Unternehmen Zugang zu einem Self-Service-Portal, in dem die Administrator:innen problemlos neue Nutzer:innen hinzufügen können. Sobald Sie hinzugefügt wurden, müssen Sie nur noch mit dem Parken beginnen.
Für Fahrer:innen ist es einfach, Parkplätze direkt in der App zu finden und zu verwalten. Es entstehen keine unnötigen Parkgebühren, da die Parkzeit minutengenau abgerechnet wird. Sie müssen nicht einmal über Ausgaben nachdenken oder Belege sammeln und melden – EasyPark Business erledigt all das für Sie. Zusätzlich können Nutzer:innen, die EasyPark privat verwenden, ganz einfach zwischen der Zahlungsquelle für ihre Arbeit und ihrer eigenen wechseln. Ist das nicht großartig?
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Vorteile für Administrator:innen
Die EasyPark Business-Lösung vereinfacht die Arbeit des Verwaltungspersonals. Statt die Parkbelege Ihrer Mitarbeiter:innen einzeln zu erhalten, bekommen Administratoren einmal im Monat eine zusammengefasste Rechnung mit allen Parkkosten des Unternehmens. Sie können die Kostenstelle vorab auswählen und die Zahlung automatisieren.
Das Self-Service-Portal bietet einen Überblick über das Parkverhalten und die Kosten. Administratoren können die missbräuchliche Nutzung der App verhindern, indem sie Einschränkungen festlegen, wie zum Beispiel, wann Mitarbeiter das Unternehmenskonto zum Parken verwenden dürfen. Sie erhalten auch einen Überblick darüber, wie viel Vorsteuer für Parkkosten geltend gemacht werden kann. Mehr über den Vorsteuerabzug bei Parkgebühren erfahren Sie hier.
Mit EasyPark Business sparen Sie Zeit und Geld in der Verwaltung und die Spesenabrechnung wird für Mitarbeiter:innen ganz einfach. Wenn etwas so praktisch ist, fällt die Wahl leicht. Oder, wie unsere Kunden sagen: „Darüber muss man nicht lange nachdenken.“
Vereinfachen Sie heute Verwaltungsvorgänge und schaffen Sie Raum für das Wachstum Ihres Unternehmens
In diesem Blogpost haben wir die Vorteile eines reibungslosen Ausgabenmanagements erörtert. Manche Dinge können sogar so sehr vereinfacht werden, dass die Mitarbeiter:innen erst gar kein eigenes Geld für berufliche Zwecke ausgeben müssen, das dann wieder erstattet werden muss. Für mittlere und große Unternehmen ist dies definitiv eine Überlegung wert. Sie werden Ihren Wettbewerbern voraus sein, Talente halten und zufriedenere, weniger gestresste Mitarbeiter:innen haben.
Mehr darüber, wie EasyPark Business funktioniert, erfahren Sie hier.
Erkunde mehr
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Blog: Geschäftliches Parken und Ausgabenverwaltung einfach gestalten
Die Kostenverwaltung und das Verständnis für die Auswirkungen der Mehrwertsteuer können eine komplexe Angelegenheit sein - vor allem bei geschäftlichen Parkvorgängen. Den Überblick über das Parkverhalten und die Ausgaben von Mitarbeiter:innen zu behalten, kann mühsam sein und erfordert einen effizienten Prozess. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie über geschäftliches Parken wissen müssen, und wie Sie Abläufe für mehr Effizienz optimieren können.
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Blog: Gilt die Mehrwertsteuer auch fürs Parken?
Schon gewusst? Unternehmen können die Mehrwertsteuer auf geschäftliche Parkgebühren zurückfordern. Viele Unternehmen verpassen diese Möglichkeit. In folgenden Blog-Beitrag lüften wir die Geheimnisse rund um die Mehrwertsteuerrückerstattung [1] für geschäftliche Parkvorgänge und zeigen, wie Sie diese Möglichkeit voll ausschöpfen können.
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Fallstudie: Rationalisierung der Flottenkostenverwaltung dank digitaler Parklösungen
Wir von EasyPark kennen die Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Verwaltung ihres Fuhrparks konfrontiert sind. Das Parken, insbesondere für Techniker:innen, die den ganzen Tag über an verschiedenen Orten parken müssen, ist eine solche Herausforderung. Wir sind daher begeistert, ein führendes deutsches Telekommunikationsunternehmen mit unseren vielseitigen digitalen Lösungen für die Bezahlung von Parkgebühren unterstützen zu können. Als Ergebnis konnte das Unternehmen die Parkkosten für die Fahrzeugflotte und die Verwaltung der damit in Zusammenhang stehenden Ausgaben optimieren und seinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit geben, die Parkgebühren über eine mobile App zu bezahlen.